martes, 30 de marzo de 2021
Viernes, 1 de enero de 2010

Guia del sistema de gestión de localidades

Por Javier Acuña

Nuestro sistema es capaz de administrar la totalidad de las localidades de una sala, ya sea adminstrando precios disponibles para el público, descuentos, promociones, así como manejar precios internos como invitaciones, prensa, acuerdos con elencos o cualquier otro precio que uno quiera administrar sin ponerlo disponible al público.
Al mismo tiempo el sistema es capaz manejar reserva de localidades, venta de localidades (por medios de pago electrónico) así como la impresión de tickets y liquidación de bordereaux.

El sistema de reservas puede administrar:

  • Ofrecimiento de localidades sin ningún tipo de descuento
  • Ofrecimiento de localidades con descuento
  • Ofrecimiento de localidades gratuitas
  • Ofrecimiento de promociones 2x1 o bloques de localidades.
  • Administración de localidades internas como invitaciones de prensa y cualquier otra discriminación de precios que no se quieran poner disponibles al público.
  • Gestión y manejo de acuerdos con elencos como descuentos y cantidades de invitaciones.
  • Permite manjear ubicaciones sin numerar y también numeradas con planos configurables por espacio.

¿Quiénes pueden usar el sistema?

  • Las personas vinculadas a la ficha técnica de un espectáculo.
  • Las personas vinculadas a un espacio o teatro.

Las personas con usuario en Alternativa Teatral (con email cargado en su ficha personal) ya tienen acceso al sistema. En el caso de teatros, los accesos son asignados por Alternativa Teatral.

Si el teatro tiene acceso de administrador al sistema, entonces el elenco tendrá acceso restringido. Si el teatro no tiene acceso administrador, el elenco tendrá acceso pleno a los espectáculos vinculados. La prioridad la tiene siempre el teatro.

Se ingresa al sistema utilizando el siguiente link:
http://www.alternativateatral.com/ingresar.asp

Una vez dentro del sistema, al ingresar a la ficha del espectáculo (accediendo por pertenencia a ficha técnica, por vinculación con la sala o usando el buscador) verán en la columna herramientas una opción con el nombre "Administración de Localidades".

Ingresando a esa opción, se verán dos sectores:

  • Configuración de localidades (solo con acceso pleno y no restringido)
  • Asignar localidades

El primer paso es realizar la configuración de localidades, para eso hay que hacer click en "Configuración de localidades". Al hacer esto se verá el listado de funciones habilitadas en el sistema. Para administrar localidades para una función en particular es necesario pulsar el link "[gestionar localidades]".

Un vez realizado esto, se podrán ver los siguientes casilleros e íconos:

Opción o iconoFuncionalidad
Total de localidadeshaciendo click sobre este casillero se podrá establecer la cantidad total de localidades a administrar por el sistema (nunca deberá ser mayor a la capacidad real de la sala).
sirve para agregar precios de localidades posibles
sirve para activar o no la venta de localidades con medios de pago. La activación de este icono, implica la aceptación de los costos del sistema de venta online.
sirve para activar o no la toma de reservas de localidades
sirve para activar o no la posibilidad de que el sistema ofrezca localidades para el mismo dia de la función hasta una hora antes del comienzo de la misma
sirve para desactivar la gestión de localidades para esa función. No se permitirá desactivar la gestioón de localidades si existen localidades tomadas para funciones futuras. Para poder desactivar la gestión de localidades es necesario cancelar las localidades futuras


Para comenzar, hay que establecer una cantidad de localidades a administrar. Para eso, hay que hacer click sobre el item "Total de localidades". Ingresar el número total de localidades a administrar y pulsar ENTER.

El paso siguiente es sumar precios de localidades a administrar. Para eso, hay que pulsar el botón +. Al hacerlo, aparecerá una linea de precio donde podrá verse:

Icono o descripciónFuncionalidad
Valor de la localidadEs el valor en números correspondiente al precio de una localidad
Descripción del tipo de localidadEsta descripción sirve para identificar este tipo de precio en liquidaciones, mensajes, etc. Si no es necesario discrminar esto, puede dejarse la llenda incial que sera "Platea sin numerar".
Límite de localidadesSirve para poner un límite de uso a este precio en particular. Por ejemplo, si se ofreceria una entrada con descuento y se quisiera que solo se ofrecieran 5 entradas con este precio y no más, entonces se deberá poner esa cantidad en este casillero
De aIndica el incremento posible de localidades. Esto sirve para armar bloques de localidades, por ejemplo 2x1. Si se establece como valor 2, las localidades se entregaran de a pares (el caso del 2x1). El valor por defecto es 0, quiere decir que el incremento será normal, es decir de a una localidad.
Ofrecer x dias antesEstablece la anticipación de tiempo con el que se pone disponible al publico este precio. Por ejemplo si se pone 3, el publico verá ese precio únicamente 3 dias antes de la función. El valor por defecto es 0, quiere decir que se ofrecerá el precio al público sin considerar este parámetro. Si no se sabe qué poner en este campo, dejarlo tal cual está
Del fecha a fechaSimilar al caso anterior, pero en lugar de establecer cuantos dias antes se pone disponible el precio, se establece un rango de fechas específico. Por ejemplo, para establecer precios de venta anticipada se puede poner un precio especial que esté vigente solo por un periodo de fechas y desaparece fuera de ese periodo. El valor por defecto es vacio y quiere decir que no se considerará este parámetro. Si no se sabe qué poner en este campo, dejarlo tal cual está
Cuando el radar está activo, ese precio se promociona en el sector de entradas de Alternativa Teatral (este o no esté configurado para ofrecerlo al público y en cuyo caso solo será accesible desde ese sector). Si el radar está inactivo, ese precio no aparece en el sector de entradas de Alterantiva Teatral.

Establece si ese precio se pone disponible para el elenco. Esto afecta a los elencos cuando el teatro tiene acceso administrador. Los elencos verán unicamente los precios con este icono activo y los precios públicos. Sirve por ejemplo, para gestionar invitados de los elencos, así se puede crear un precio que sea invitados elencos y ponerle un límite de localidades
Este icono sirve para poner o no disponible este precio para el público. Los precios que se quieran ofrecer al público deberan tener el candado abierto y de color. Los precios que tengan el candado cerrado y gris únicamente podrán ser utilizados por la persona que administra las localidades o gente vinculada a la ficha técnica del espectáculo o con alguna vinculación al espacio donde se realizan las funciones
[clave]Es un texto libre que sirve para crear un link especial para distribuir por distintos canales (mail, facebook, twitter). Cuando se acceda con el link con la clave, solo mostrará los precios que tengan esa clave (esten o no configurados para ponerse disponibles al público). Esto permite armar precios que pueden ser distribuidos por canales específicos mediante el link y que no son accesibles de otra forma
Permite editar parámetros avanzados y detallados sobre el precio en particular
Sirve para desactivar este precio. No será posible desactivar precios que tienen localidades asignadas.


Para activar una promoción 2x1 (o con bloques de más localidades) es importante tener en cuenta que le precio que se tiene que cargar, es el precio de cada localidad. O sea, que, si se ofrece 2x1 a 30, quiere decir que cada localidad se cobrará 15 pesos. El importe que hay que cargar es 15 y luego indicar "De a 2 locs" (promoción 2x1). Asi el sistema entregará localidades de apares y resolverá el calculo del precio que corresponda.

Una vez que el icono de "aceptar reservas" esté activado y que existan precios con el candado abierto, se comenzarán a ofrecer localidades para el público.

Los administradores de las localidades podrán cargar precios internos o públicos sin restricciones así como para funciones futuras más allá de lo disponible para el público.

A medida que comiencen a asignarse localidades, se irá conformando el lisado de localidades.

El dia de la función, a primera hora se enviará un listado por email a la dirección que está cargada en el espectáculo y a la dirección de email del teatro con el listado de localidades tomadas hasta el momento.
En caso de que se quiera seguir asignando localidades el mismo dia de la función, será necesario activar el icono "ofrecer localidades el mismo dia" y tener en cuenta que esas localidades no serán enviadas por email y deberán chequearse por el administrador antes del comienzo de la función. Si esto no fuera posible, se recomienda no activar "ofrecer localidades el mismo dia" de la función.

A grandes rasgos, este es el funcionamiento básico del sistema de gestión de localidades para poder administrar reservas.

El sistema de administración de reservas y liquidación de bordereaux no tiene costo.

El sistema de venta online tiene costos que varian según el importe de las localidades y se puede consultar en la siguiente planilla:
http://www.alternativateatral.com/detalledecostostkt.asp

Se cuenta demás con la posibilidad de impresión de tickets con impresoras y tickets de Alternativa Teatral o eventualmente la posibilidad de tickets electrónicos o e-ticket (impresos por el propio espectador).

ACLARACIONES IMPORTANTES:

La utilización del sistema de reservas implica la aceptación de los siguientes puntos:

  • El solicitante es responsable por el acuerdo de las reservas entre el teatro y el elenco o cooperativa y se hace responsable de poner al tanto a todas las partes de este acuerdo de reservas y sus responsabilidades derivadas.
  • En caso de suspensión de una función con reservas asignadas y por motivos relacionados al espectáculo o al teatro, el solicitante es responsable de contactar telefonicamente a las personas que reservaron entradas para avisarles de la suspención de la función.
  • El solicitante se hace responsable de avisar cualquier cambio en el acuerdo, cambios de horarios, dias o suspención de funciones con un minimo de una semana de anticipación.

LOGOS Y GRAFICA PARA DIFUSION Y PRENSA

Archivo curvas de logo Alternativa Teatral:
http://www.alternativateatral.com/docs/logo-alternativa-teatral.ai

Instrucciones de uso de logo Alternativa Teatral:
http://www.alternativateatral.com/docs/instructivo-marca-AT.pdf

Archivo curvas de logo Alternativa Entradas:
http://www.alternativateatral.com/docs/logo-alternativa-entradas.ai

Instrucciones de uso de logo Alternativa Entradas:
http://www.alternativateatral.com/docs/instructivo-marca-AE.pdf

Publicado en: Documentación interna

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